Cách gửi email không bị spam vào hộp thư mong muốn

Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đã từng trải qua cảm giác bực mình khi hộp thư đầy ắp những email thư rác không mong muốn. Thậm chí, việc email của chúng ta bị coi là “spam” có thể ảnh hưởng đến uy tín và khả năng tiếp cận của chúng ta trong môi trường kinh doanh trực tuyến ngày nay. 

Để giúp bạn tránh được tình trạng này, chúng ta cùng tìm hiểu những cách gửi email không bị spam và đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền tải đến người nhận một cách hiệu quả.

Hộp thư rác trên email là gì?

Hộp thư rác trên email còn được gọi là “spam”, là một khái niệm thường được sử dụng để chỉ những email không mong muốn hoặc không được yêu cầu gửi đến người nhận. Những email này thường chứa quảng cáo, thông tin không liên quan, hoặc thậm chí có thể chứa các nội dung độc hại như virus, mã độc. 

Mục đích chính của việc gửi email thư rác là tiếp thị không đúng cách hoặc gây phiền hà cho người nhận. Để ngăn chặn email thư rác, hầu hết các dịch vụ email đều cung cấp các cơ chế lọc thư rác và người dùng có thể thiết lập quy tắc để tự động chuyển những email không mong muốn vào hộp thư rác.

4 nguyên nhân chính khiến thư của bạn bị spam

Có nhiều nguyên nhân chính có thể khiến thư của bạn bị coi là thư rác (spam):

• Từ khóa và nội dung không phù hợp: Sử dụng quá nhiều từ khóa liên quan đến quảng cáo, khuyến mãi, hoặc nội dung thương mại có thể khiến email của bạn bị nhận diện là spam.
• Danh sách email không hợp lệ: Nếu bạn gửi email cho một danh sách email không hợp lệ, hoặc danh sách chứa nhiều địa chỉ không tồn tại, dịch vụ email có thể xem đây là tín hiệu của việc gửi thư rác.
• Tiêu đề gây nhầm lẫn hoặc quá cường điệu: Sử dụng tiêu đề mơ hồ, gây hiểu nhầm hoặc quá phô trương có thể làm cho email của bạn trông giống như spam.
• Khả năng tương tác thấp: Nếu người nhận thường không mở, đọc hoặc tương tác với email của bạn, dịch vụ email có thể đánh giá email này là spam vì nó không có giá trị thực sự đối với người nhận.

Để tránh bị xem là spam, bạn nên đảm bảo rằng nội dung email thực sự hữu ích và phù hợp với người nhận, sử dụng tiêu đề chân thực và không gây hiểu nhầm, kiểm tra và duyệt danh sách email cẩn thận, cũng như hạn chế sử dụng các từ khóa có liên quan đến spam trong nội dung email.

Xem thêm:

Email marketing là gì? Doanh nghiệp có nên sử dụng email marketing không?

CC mail là gì? Cách CC, BCC trong mail như thế nào ?

Cách gửi email không bị spam

Gửi email hiện nay là điều gì đó quá quen thuộc với mọi người, nhưng làm sao để những thông tin đó được chuyển tới tay tay người nhận mà không bị dính vào mục spam khiến thông tin của bạn trở nên không chất lượng. Từ đó cũng giảm sự uy tín khi gửi gmail cho khách hàng hoặc đối tác.

1. Gửi mail cho người đăng ký hộp thư doanh nghiệp

Khi gửi email cho danh sách người đã đăng ký, đảm bảo rằng bạn có được sự đồng ý từ họ. Thêm dòng chú thích về lý do họ nhận được email từ bạn và cung cấp tùy chọn hủy đăng ký một cách dễ dàng.

2. Cá nhân hóa email

 Sử dụng tên người nhận trong tiêu đề và nội dung email để tạo cảm giác cá nhân hóa. Đồng thời, thêm các thông tin liên quan đến sở thích hoặc tương tác trước đó của họ với bạn.

3. Gửi thư chào mời/thăm hỏi

 Trong email chào mời/thăm hỏi, tập trung vào việc tạo mối quan hệ và giới thiệu về bạn hoặc doanh nghiệp của bạn. Tránh sử dụng ngôn ngữ quảng cáo quá mức.

4. Duy trì mật độ gửi thư hợp lý

 Không gửi email quá thường xuyên để tránh làm phiền người nhận. Đồng thời, không gửi nhiều email cùng lúc với cùng nội dung, vì điều này có thể bị xem là spam.

5. Thêm chữ ký email

Chữ ký email nên bao gồm tên, vị trí, thông tin liên hệ và logo của doanh nghiệp (nếu có). Điều này giúp xác minh tính xác thực của email và tạo độ tin cậy.

6. Các CTA ấn tượng

 Sử dụng các Call to Action (CTA) rõ ràng và hấp dẫn để mời người nhận thực hiện hành động cụ thể như “Xem sản phẩm”, “Đăng ký khóa học”,… Đảm bảo rằng CTA liên quan chặt chẽ đến nội dung email.

7. Thêm nút “hủy đăng ký” vào mỗi email

 Bắt buộc phải cung cấp tùy chọn hủy đăng ký trong mỗi email bạn gửi. Điều này giúp người nhận cảm thấy có quyền kiểm soát và tránh bị gửi email không mong muốn. Với những nguyên tắc trên, bạn có thể gửi email một cách hiệu quả mà không bị xem là spam và tạo được sự tương tác tích cực từ người nhận.

Kết luận

Việc gửi email một cách thông minh và hiệu quả đòi hỏi sự cân nhắc và chú ý đến từng chi tiết. Bằng cách tuân theo các nguyên tắc và hướng dẫn trên, bạn có thể tạo ra những email chất lượng không bị coi là thư rác tạo được ấn tượng tích cực đối với người nhận. 

Trên đây là những thông tin về hộp thư rác trên gmail và cách gửi email không bị spam mà mình đã tổng hợp được, mong rằng bài viết này có thể cung cấp thêm thông tin giúp ích cho bạn trong thời gian sắp tới.