Trong một thế giới hiện đại, mỗi ngày bạn phải đối mặt với vô số các chiến lược của đối thủ cạnh tranh. Đó được coi là yếu tố sống còn trên thị trường hiện nay. Vậy bạn hiểu thế nào là cách sử dụng google calendar và cách sử dụng google calendar bằng cách nào. Nếu còn những băn khoăn và thắc mắc, hãy cùng chúng tôi giải quyết vấn đề đó ngay sau đây.
Tổng hợp cách sử dụng google calendar mới nhất 2020
1. Tạo lịch mới cho các phần khác nhau trong cuộc đời của bạn.
Khi bạn lần đầu tiên khởi đầu trên Google Calendar, bạn sẽ được phân phối một lịch để khởi đầu – đó là lịch có tên của bạn trong “My calendars“, giống như được hiển thị trong hình chụp màn hình bên dưới.
thành ra, nếu bạn mong muốn dùng lịch của mình cho nhiều mục tiêu – giống như cai quản lịch trình thực tiễn của bạn, lập kế hoạch thời gian làm việc tập trung và lên lịch nhắc nhở nhắc nhở – bạn chỉ có một kênh để làm điều đó. Nhưng khi bạn chỉ sử dụng việc với một lịch, tất cả những điều đó đều được đối xử bình đẳng – có nghĩa là bạn k thể khẩn trương và không khó khăn thực hiện các Nhiệm vụ cần thiết, không lặp đi lặp lại trong ngày.
Để chống lại điều này, chỉ cần tạo một lịch mới cho mỗi phần trong cuộc sống mà bạn muốn theo dõi trên Lịch Google của mình.
Hướng dẫn sử dụng chức năng này
Để tạo lịch mới, hãy nhấp vào dấu cộng nhỏ (+) bên cạnh “My calendars” và bạn sẽ thấy tùy chọn “New calendar”. chọn tùy lựa chọn này, đặt tên cho lịch mới của bạn, phân phối cho nó một giới thiệu và múi giờ và voilà – bạn vừa mới có cho mình một lịch không giống.
Mẹo: Bạn thậm chí có thể mã màu mỗi lịch để giúp bạn đơn giản lựa chọn ra những gì bạn phải sử dụng mỗi ngày.
2. Lên lịch các cuộc họp với các nhóm bằng mẹo dùng “Find a time ” hoặc “Suggested times”.
Bạn có bao giờ cần sắp đặt một cuộc họp với một vài người có lịch trình bận rộn không? có thể thực sự khó chịu khi chăm chỉ tìm ra khi nào bạn rảnh. Rất may, Lịch Google thực sự có hai tính năng đủ sức giúp bạn nâng đỡ: “Thời gian được đề xuất” hoặc “Tìm thời gian”.
Phương pháp dùng chức năng này
Để sử dụng một trong hai tùy chọn này, trước hết hãy đảm bảo bạn đang thêm người khác vào sự kiện cần tham gia. Sau đó, nếu bạn muốn Google gợi ý thời gian để bạn gặp mặt, chỉ cần chọn link “Thời gian được đề xuất” bên dưới tên của khách của bạn. Một cửa sổ thả xuống sẽ xuất hiện với một danh sách thời gian khi mọi khách mời họp, bao gồm cả bạn, có sẵn mà không có xung đột.
“Find a time” là một hướng dẫn không giống để khẩn trương tìm ra thời gian thích hợp với mọi khách mời trong lời mời họp. Để sử dụng chức năng này, hãy lựa chọn tab bên cạnh “Event details” có tên là “Find a time” và bạn sẽ thấy lịch trình của mọi người cạnh nhau trong ngày diễn ra cuộc họp dự định của bạn. Khi bạn thấy thời điểm k có khách nào của bạn có xung đột, hãy nhấp vào dạng lịch này để tô sáng thời gian và click “Save” ở đầu Lịch của bạn.
Mẹo: bạn cũng đủ nội lực dùng một món hàng miễn phí như Cuộc họp HubSpot để đơn giản lên lịch các cuộc họp mà không cần email qua lại.
3. Ẩn chi tiết event của bạn.
đôi khi, các cuộc họp bạn tổ chức hoặc tham dự có bản chất nhạy cảm. bên cạnh đó, hãy nhớ rằng một không gian đóng kín chẳng hề là hướng dẫn duy nhất để mọi người biết những gì đang diễn ra bên trong. Chi tiết của sự kiện trong Lịch Google cũng đủ nội lực mách nhỏ nhiều hơn cho phần còn lại của văn phòng hơn bạn mong muốn.
Để đảm bảo bạn có nhiều quyền riêng tư như bạn cần trong các cuộc họp nhạy cảm hơn, hãy đặt event của bạn thành “Riêng tư”. Điều này sử dụng cho nó để không ai nhìn thấy lịch trình hàng tuần của bạn xem chi tiết của event – tên cuộc họp, người tham gia, tệp đính kèm, v.v. Theo mặc định, nhãn công khai trên khối sự kiện sẽ chỉ không khó khăn là “Bận rộn”.
hướng dẫn dùng chức năng này
Để tư nhân hóa chi tiết của một số sự kiện nhất định trên lịch của bạn, hãy nhấp vào event từ chế độ nhìn thấy lịch của bạn và lựa chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa chi tiết của sự kiện. Trong cửa sổ xuất hiện, tìm biểu tượng chiếc cặp ngay phía trên trường mô tả event.
Với trường trước nhất được đặt thành “Bận”, hãy nhấp vào trường thứ hai và lựa chọn “Riêng tư” từ danh sách thả xuống, giống như hiển thị bên dưới. bấm nút “Lưu” màu xanh lam ở đầu màn ảnh của bạn và bạn sẽ hoàn tất.
4. Thêm Google Hangout vào event của bạn.
Cần không khó khăn thiết lập một cuộc họp từ xa mặt đối mặt? Chỉ cần nhấp vào link để “Thêm cuộc gọi video” và Google sẽ xây dựng hangout cho những người tham gia event của bạn dùng.
5. Thêm tệp đính kèm.
Tôi không biết về bạn, nhưng tôi thường thấy mình tham dự các cuộc họp yêu cầu tôi xem qua một ebook liên quan. Có lẽ all chúng ta vừa mới làm việc với một tài liệu Google hoặc có lẽ chúng ta đang đổ vào một bảng tính khó khăn.
Bất kể, tốt nhất là đảm bảo toàn bộ những người tham gia cuộc họp có ebook họ cần trước khi cuộc họp khởi đầu để họ không hề đi săn trong hộp thư đến của họ. Lịch Google đủ nội lực giúp bạn làm điều này, cho phép bạn đính kèm ebook directly to the sự kiện để khách xây dựng và xem xét.
hướng dẫn sử dụng tính năng này
Để đính kèm tài liệu vào event của bạn, nhấp vào khối event từ chế độ xem lịch và chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa sự kiện, giống như hiển thị bên dưới.
Khi bạn đã ở trong màn hình chỉnh sửa của event, hãy tìm biểu tượng kẹp giấy ngay phía trên phần giới thiệu, như được hiển thị trong hình chụp màn hình bên dưới. Nhấp vào biểu tượng này và một cửa sổ lớn sẽ xuất hiện kênh bạn có thể tải lên các tệp để đính kèm trực tiếp từ Google Drive.
Mẹo: Khi bạn đến cửa sổ đăng lên, bạn có thể chuyển sang tab “My Drive” để đính kèm Google Docs, Sheets và Slides đã tồn tại trong Google Drive của bạn. Hoặc, bạn đủ nội lực nhấp vào tab “Upload” ở phía xa bên trái của cửa sổ để đính kèm các tệp ngoại tuyến từ máy tính của bạn.
6. click hoạt đồng hồ thế giới của bạn.
Bạn có làm việc với những người đồng đội sống trên khắp thế giới không? Bạn đủ nội lực thấy khó khăn để tìm ra thời gian thích hợp để sắp xếp các cuộc họp với họ. May mắn thay, bạn có thể – bằng phương pháp bật “World clock” trong cài lên lịch Google của bạn.
mẹo sử dụng chức năng này
Để gấp rút test nhiều múi giờ khi sắp xếp các cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải của chế độ nhìn thấy lịch của bạn. Đây là những xây dựng của bạn. Sau đó, điều hướng đến phần “World clock“, chọn hộp màu xanh trước nhất và chọn múi giờ bạn muốn nhìn thấy từ chế độ xem lịch của bạn.
Khi bạn vừa mới lựa chọn múi giờ bạn muốn, hãy quay lại chế độ xem lịch của bạn và bạn sẽ thấy những điều sau trên thanh bên trái của Lịch Google của bạn:
7. kích hoạt giờ sử dụng việc.
không phải ai cũng là một công nhân 9-5, nhưng họ có thể sử dụng việc khá nhiều với những người này. Nếu bạn có một lịch trình làm việc mới lạ mà k ai trong số các cộng sự của bạn dường giống như nhớ, thì tính năng này là dành cho bạn.
“Working Hours” là cài đặt thông báo cho người khác nếu họ cố gắng thêm bạn vào cuộc họp nằm ngoài phạm vi giờ do bạn đặt trong Lịch Google. Này, nó sẽ phải bấm “Decline” và sau đó theo dõi với người đơn vị cuộc họp để nhắc nhở họ rằng bạn không có mặt trong thời gian đó.
phương pháp dùng tính năng này
Để bật giờ sử dụng việc cụ thể trên Lịch Google của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng từ chế độ nhìn thấy lịch để truy cập cài đặt của bạn. Điều hướng đến phần “Giờ làm việc”, giống như hiển thị bên dưới. Tại đây, bạn sẽ đủ nội lực chỉ định khi nào bạn vào và ra khỏi công việc mỗi ngày trong tuần.
8. mail khách hàng sự kiện.
Bạn có nhớ thời gian bạn cố gắng gửi mail cho một nhóm lớn người về một sự kiện không? Có lẽ bạn vừa mới chăm chỉ phối hợp một chuyến đi chơi nhóm – hoặc chỉ để người xung quanh biết rằng họ nên mang máy tính xách tay của họ đến cuộc họp tất cả. Bất kể, tôi sẽ cá rằng thật khó chịu khi tìm ra ai thực sự sẽ đến event và đảm bảo bạn sẽ k quên tất cả những ai.
Chà, tính năng Google Calendar này sẽ có ích vào lần tới.
hướng dẫn sử dụng chức năng này
Miễn là bạn đang thêm người xung quanh vào sự kiện cần đến, bạn đủ sức dễ dàng send mail cho người xung quanh trong group bằng hướng dẫn nhấp vào khối event từ chế độ nhìn thấy lịch của bạn và nhấp vào biểu tượng phong bì.
Khi bạn nhấp vào biểu tượng phong bì bên trong khối event, một hộp soạn mail sẽ xuất hiện. Chỉ cần nhập tin nhắn của bạn, nhập địa chỉ email của những người bạn mong muốn nhận và bấm send.
9. Thêm địa điểm cuộc họp cụ thể.
hướng dẫn dùng tính năng này
sẵn sàng của một cuộc họp đủ nội lực trở nên mờ nhạt mà k có địa chỉ cụ thể hoặc phòng hội nghị. Rất may, Google Calendar có một chức năng sẽ giải quyết tất cả. Thay vì có qua lại, tôi có thể gửi cho bạn bè một lời mời lịch với địa chỉ cụ thể trong hộp “Ở đâu”. Nó tích hợp với Google Maps, cho nên thật dễ dàng để tìm ra nơi bạn gặp và mẹo đến đó.
10. sử dụng thông báo trên màn hình.
Nếu bạn mở Lịch Google dưới dạng tab trong trình duyệt của mình khi nó còn 10 phút trước sự kiện tiếp theo, cảnh báo 10 phút sẽ làm gián đoạn mọi thứ bạn đang làm và chiếm quét màn ảnh của bạn. Hãy quên đi những gì bạn đã làm việc – Lịch Google sẽ đột nhiên xuất hiện tab của nó với một cảnh báo bật lên to cùng với âm thanh khó chịu. Đó là điều tồi tệ nhất.
May mắn thay, có một cài đặt trong Lịch Google mà bạn có thể dùng để thực hiện các thông báo ít gây phiền nhiễu hơn: “Thông báo trên màn hình”. Thay vì làm gián đoạn công việc của bạn, bạn sẽ thấy một hộp trượt nhẹ nhàng hơn từ góc trên bên phải màn ảnh máy tính của bạn, hiển thị tên của event hướng dẫn đó 10 phút.
phương pháp dùng chức năng này
Để bật “Thông báo trên màn hình” trong Lịch Google, nhấp vào cài đặt của bạn bằng biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải trong chế độ xem lịch của bạn. Cuộn xuống “Cài đặt sự kiện” và nhấp vào hộp “Thông báo”, như hiển thị bên dưới.
Theo mặc định, thông báo của bạn có thể được đặt là “Cảnh báo”, khiến cảnh báo 10 phút của mỗi event chiếm quyền điều khiển màn ảnh máy tính của bạn. Thay vào đó, lựa chọn “Thông báo trên màn hình”, quay lại chế độ xem lịch của bạn và bạn sẽ kích hoạt thành đạt thông báo cuộc họp nhẹ nhàng hơn.
11. refresh thời gian thông báo event.
Trong mẹo trước, bạn vừa mới học hướng dẫn làm mềm các thông báo bạn nhận được trước cuộc họp. Nhưng bạn có biết bạn có thể cải thiện số phút trước khi event bạn mong muốn được thông báo không?
mẹo sử dụng chức năng này
Theo mặc định, Google sẽ thông báo cho bạn 10 phút trước thời gian khởi đầu event. Để refresh thời gian cảnh báo này cho một event cụ thể, hãy nhấp vào sự kiện từ chế độ nhìn thấy lịch của bạn và chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa setup của sự kiện.
Trong chi tiết event, tìm biểu tượng chuông ngay bên dưới định dạng hội nghị video. Di con trỏ lên ô được liệt kê “10” và chuyển lên xuống bằng các phím mũi tên nhỏ xuất hiện bên phải để thay đổi số phút trước mà bạn muốn được thông báo. như bạn đủ sức thấy bên dưới, bạn cũng đủ sức yêu cầu Google thông báo cho bạn trước, giờ hoặc tuần trước.
mẹo chuyên nghiệp: Ở bên trái của “10”, bạn đủ nội lực thay đổi “Thông báo” thành “Email” nếu bạn mong muốn được thông báo về các cuộc họp sắp tới qua email thay vì thông báo trên màn ảnh.
12. sắp đặt các khe hẹn.
Bạn đang có khi nào nghĩ đến việc kết hợp “giờ hành chính” để những mọi người trong doanh nghiệp của bạn đủ sức đặt thời gian với bạn chưa? đủ sức bạn là nhà tư vấn bán thời gian với thời gian hạn chế để đặt cuộc họp hoặc mong muốn giới hạn thời gian group của bạn đủ nội lực đặt thời gian với bạn vào những thời điểm nhất định trong ngày.
Nếu bất kỳ kịch bản nào ở trên cộng hưởng với bạn, hãy suy nghĩ về việc dùng các vị trí Cuộc hẹn của Google.
Các vị trí bổ nhiệm của Google cho phép bạn khắc các thời điểm cụ thể trong ngày trên lịch của mình và sau đó share những thời điểm này với những người được lựa chọn thông qua liên kết lịch riêng tư. Khi những người này nhấp vào liên kết, họ đủ nội lực đặt lịch các cuộc họp với bạn bất cứ lúc nào bạn khắc phục cho họ.
Nếu người nhận link của bạn tìm thấy thời gian họ thích, toàn bộ những gì họ phải làm là lựa chọn nó để đặt event riêng tư với bạn, gồm có toàn bộ thông tin họ cần cho cuộc họp.
cách sử dụng tính năng này
Để thiết lập các vị trí Cuộc hẹn của riêng bạn, hãy khởi đầu bằng cách nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong chế độ nhìn thấy lịch của bạn để tạo sự kiện. Khi các tùy lựa chọn sự kiện xuất hiện, nhấp vào “Vị trí cuộc hẹn”, như hiển thị bên dưới ở trên cùng của cửa sổ. Đặt phạm vi ngày của các vị trí bạn muốn xây dựng cho các cuộc hẹn, cũng giống như thời gian mỗi cuộc hẹn sẽ được mặc định bên cạnh “Thời lượng với thời lượng”.
Nếu bạn muốn làm chủ nhiều hơn các Cuộc hẹn của mình, hãy nhấp vào “Tùy lựa chọn khác” và bạn sẽ được đưa đến cửa sổ hiển thị bên dưới. Nhấp vào “Trang cuộc hẹn của lịch này” cho liên kết mà bạn có thể chia sẻ với những người bạn sẵn sàng sắp xếp các cuộc hẹn.
13. Duyệt lịch để ý.
Bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang theo dõi các ngày lễ ở các quốc gia khác, lịch trình của đội thể thao yêu like của bạn hay chỉ là thời gian mặt trời mọc và lặn mỗi ngày? Bạn sẽ tìm thấy các lịch này (và hơn thế nữa) trên thanh bên bên trái của Lịch Google của bạn.
cách sử dụng tính năng này
Để duyệt và thêm lịch thú vị, nhấp vào dấu cộng (+) bên cạnh “Add a coworker’s calendar” Sau đó, chọn “Browse calendars of interest” Từ đó, chọn lịch bạn muốn tải ký.
14. Thực hiện một chế độ xem tùy chỉnh.
Khi bạn lần trước tiên xây dựng lịch của mình, bạn sẽ có tùy lựa chọn để xem lịch dưới dạng một tuần, tháng, 4 ngày tiếp theo hoặc dưới dạng chương trình nghị sự. Đó là tùy lựa chọn “4 ngày”? Bạn đủ sức chuyển đổi ra ngoài với một khoảng không giống trong tùy chọn “Chế độ nhìn thấy tùy chỉnh” của bạn.
mẹo sử dụng tính năng này
Để điều chỉnh số ngày bạn xem trong chế độ xem lịch của mình, hãy nhấp vào setup của bạn bằng biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình của bạn. Cuộn xuống “view options” Nhấp vào “Set custom view” và lựa chọn số ngày bạn muốn nhìn thấy cùng một lúc từ chế độ xem lịch của bạn, giống như được hiển thị bên dưới.
Bạn cũng có thể thực hiện các điều chỉnh nhanh hơn, tổng quát hơn cho giao diện user ngay từ chế độ xem lịch của mình. Bên cạnh biểu tượng bánh răng cài đặt của bạn, bạn sẽ thấy một hộp, theo mặc định, có thể nói là “Week”. Nhấp vào nó để hiển thị thực đơn thả xuống ngành bạn đủ nội lực tùy chỉnh chế độ nhìn thấy của mình hơn nữa, giống như hiển thị bên dưới.
15. chia sẻ lịch của bạn với mọi người.
Nếu bạn đang dùng Google Apps cho doanh nghiệp của mình, bạn cũng có thể kiểm soát ai nhìn thấy lịch của bạn, những gì họ thấy và liệu họ có quyền chỉnh sửa nó k. (Nếu bạn có một trợ lý, tips này sẽ rất quan trọng cần nhớ.) Bạn cũng đủ nội lực lên lịch của mình ở chế độ công khai, nếu bạn muốn.
cách sử dụng chức năng này
Để refresh cài đặt chia sẻ của bạn, nhấp vào dấu cộng (+) bên cạnh lịch ưa thích và chọn “Cài đặt và chia sẻ”, giống như hiển thị bên dưới.
Sau đó, bạn sẽ được đưa đến trang hiển thị bên dưới. Tại đây, bạn đủ nội lực lựa chọn thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:
- sử dụng cho lịch công khai.
- lựa chọn hiển thị chi tiết event cho người xung quanh trong doanh nghiệp của bạn hoặc chỉ thông tin rảnh / bận.
- Thêm ai đó vào lịch của bạn và lựa chọn quyền riêng lẻ của họ (xem tất cả chi tiết, thay đổi sự kiện, ẩn tất cả chi tiết, v.v.).
Khi bạn đang hoàn tất, hãy nhấp vào mũi tên quay lại ở góc trên cùng bên trái của màn ảnh để quay lại chế độ nhìn thấy lịch của bạn. Google sẽ auto lưu cài lên lịch mới của bạn.
16. sử dụng phím tắt.
Bạn đã tìm mẹo thực sự hợp lý hóa các nỗ lực Lịch Google của bạn? Lịch Google có rất nhiều phím tắt để dùng, chẳng hạn như:
- t = Di chuyển chế độ xem lịch của bạn đến hôm nay
- c = Tạo event
- q = nhanh chóng thêm một event
kiểm tra mục lục đa số ở đây .
17. Đồng bộ hóa các cuộc họp với CRM của bạn.
sử dụng CRM hàng ngày? Việc quay lại giữa Lịch Google và CRM của bạn đủ nội lực gây khó chịu. Thay vào đó, hãy đi sâu vào setup CRM của bạn để xem có tích hợp với Lịch Google không.
18. Đồng bộ hóa lịch của bạn với phần mềm marketing của bạn.
Và nếu bạn mong muốn làm cho Lịch Google của mình phù hợp hơn nữa với các hoạt động tiếp thị của mình, bạn thậm chí đủ nội lực tích hợp nó với phần mềm quảng cáo của mình.
đối với khách hàng của HubSpot, bạn có thể dùng Zapier để xây dựng một số quy trình công việc khá tiện lợi, chẳng hạn như tạo một thông điệp mạng không gian mỗi khi một sự kiện khởi đầu. tra cứu trang này để biết thêm về phương pháp bạn có thể xây dựng tích hợp đó , cũng như một số ý tưởng cho các mẹo bạn đủ sức tích hợp cả hai.
Nguồn: https://atpcare.vn/