WBS là gì là một trong những từ khóa được search nhiều nhất google về chủ đề WBS. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về chủ đề “Kiến thức cơ bản và mẹo tạo WBS “
Kiến thức cơ bản và mẹo tạo WBS
1. văn hóa cơ bản về WBS
WBS là cơ sở của việc lên plan cho dự án. Hãy hiển nhiên rằng bạn hiểu kiến thức cơ bản và bản chất về WBS.
1-1. WBS là gì ?
WBS là từ viết tắt của Work Breakdown Structure (Phân tích và cấu trúc hóa công việc). như tên gọi của nó, WBS là một công thức để nghiên cứu và cấu trúc công việc xây dựng một dự án. tổ chức công việc nhỏ nhất được phân tách ra gọi là work package, là gốc sử dụng để lập schedule cho dự án. Trong PMBOK thì còn thường xuyên phân tách work package ra thành các activities, và từ đó ước lượng thời gian, nguồn resource quan trọng.
Khoảng thời gian đủ nội lực được đính kèm giống như thể hiện trong ảnh. Đây được gọi là biểu đồ Gantt và nó cần được xem xét riêng với WBS.
1-2. mục tiêu của WBS
mục đích của công việc tạo WBS là để minh bạch hóa nội dung việc. Bạn phải đặt mục tiêu thích hợp với mục tiêu của dự án và định hình các nghĩa vụ quan trọng để đạt được mục đích. Bằng cách tạo ra WBS, ta sẽ khiến rõ ra được các công việc, nghĩa vụ quan trọng, và có thể đạt được các merit sau.
Bằng mẹo phân tách nhỏ việc ra, ta thấy được thời gian, nguồn lực quan trọng cho mỗi công việc đó. Từ đó, đủ nội lực phân bổ resource Bạn có thể tạo một lịch trình chính xác hơn bằng mẹo phân bổ mọi người và tích lũy các yêu cầu.
Trước khi phân tách việc, phạm vi công việc lập lờ và k thể tính được thời gian làm việc cần thiết. Khi công việc được phân tách, phạm vi công việc trở nên rõ ràng và số giờ quan trọng có thể được tính toán chính xác hơn.
công việc cho cả team>
Bằng phương pháp xây dựng một sự nhận thức chung, đủ sức giảm được công việc phát sinh sai lệch về phạm vi việc với người phụ trách việc đó. Người phụ trách đủ nội lực check công việc sẽ phụ trách trong mục lục, và nếu có việc không xác định hoặc công việc bị thiếu, việc sửa chữa sẽ được thực hiện để tránh việc bị sót.
1-3. Điểm chú ý của WBS
mục đích của WBS là để làm rõ nội dung việc. Giả sử, ở việc trước đây vì thiếu thông tin mà nội dung công việc không rõ ràng, thì khi đó dù có nỗ lực phân tách việc đó đi nữa thì cũng sẽ phát sinh một sai lệch nhất định khi bắt tay vào công việc đó. vì vậy, trường hợp có việc mà nội dung mập mờ, thì khi lên plan ở công đoạn trước đó cũng cần thiết phải chi tiết hóa nó theo từng giai đoạn để tránh phát sinh rườm rà về sau.
bên cạnh đó, thay vì tạo WBS cho từng dự án, hãy tạo một tiêu phù hợp WBS thích hợp cho dự án. công việc tạo một cái mới mỗi lần sử dụng tăng rủi ro bỏ sót việc. Bằng phương pháp tạo WBS tiêu phù hợp cho từng loại dự án, WBS sẽ được tinh chỉnh và kéo đến thời gian tạo WBS ngắn hơn.
2. hướng dẫn tạo WBS
Point cần thiết cần chú ý khi tạo WBS là : phân tách content công việc đến đâu, và xây dựng thứ tự ưu tiên sau khi đang phân tách công việc
2-1. định hình công việc
Trước khi tạo WBS thì việc vẫn còn nguyên là một khối lơn. Ta sẽ thực hiện phân tách nó ra cho đi đến khi biết được thời gian cần thiết cho khối công việc này. Vì nếu ta k làm rõ phạm vi việc thì cũng sẽ không xác định được thời gian cần thiết dành cho nó, do vậy công việc sử dụng rõ ra phạm vi công việc cũng trở nên quan trọng. Lúc này, điểm cần chú ý là cần phải trao đổi và được sự chấp nhận của người phụ trách. Thông thường thì tuy project manager tạo ra WBS, nhưng hay bị phát sinh ra một khoảng lệch về thời gian quan trọng đối với người phụ trách thao tác công việc trong thực tiễn. Nên quan trọng phải luận bàn và nhận được sự đồng ý của người phụ trách, để tránh phát sinh các khoảng lệch đó.
2-2. thiết lập trình tự công việc
Khi công việc đã được dựng lại, ta sẽ thiết lập trình tự công việc. Cần phải nhận biết được sự lệ thuộc giữa các công việc với nhau. Phải sử dụng rõ được liệu việc sau k thể được khởi đầu trừ khi việc trước chấm dứt, hoặc liệu đủ sức làm công việc song song với công việc sau. Ta có thể thấy được critical path sau khi thiết lập được trình tự công việc. Critical path là một chuỗi công việc từ trái sang phải khi tiến hành dự án. Nếu phát sinh chậm trễ trên các critical path sẽ kéo đến sự chậm trễ của dự án ngay lập tức. do đó, cần nhấn mạnh các critical path, để đủ nội lực suy nghĩ rõ ràng hơn về tầm cần thiết của chúng.
2-3. Cấu trúc hóa công việc
Sau khi sắp xếp công việc theo thứ tự, bước tiếp theo là cấu trúc nó. Ta cần lọc ra các việc cùng mức độ, rồi bên dưới đó lại lọc ra các việc chiidren cùng mức độ nữa. Điểm quan tâm ở đây là, nếu ta cộng dồn các việc level children vào thì sẽ ra việc level parent. Hay nói ngược lại là, công việc level parent được phân tách toàn bộ thành công việc level children. Bằng phương pháp cấu trúc hóa việc như thế này, ta sẽ tránh được việc bị bỏ sót việc.
3. sử dụng tool để tạo WBS một mẹo kết quả
Chúng ta cần dùng công cụ để tạo WBS. Có một số nơi vẫn dùng giấy hoặc whiteboard để tạo WBS, nhưng nó sẽ không thích hợp nếu cần phải chỉnh sửa hoặc cần chia sẻ cho nhiều mọi người. cho đến nay thì có rất nhiều website tool giúp cho công việc tạo WBS một hướng dẫn hiệu quả, bao gồm cả Excel. Nên cần phải lựa chọn công cụ thích hợp với project rồi tạo WBS một phương pháp kết quả
＜Excel＞
Excel là phần mềm bảng tính của Microsoft. Có nhiều ngành tạo WBS bằng Excel vì nó được cài đặt theo tiêu chuẩn trên hầu hết các PC và được sử dụng rộng rãi trong việc hàng ngày. Đặc điểm của Excel là đơn giản tạo và dán bất cứ thứ gì. công việc nhập data và thao tác với share rất dễ dàng, nên nó được sử dụng rất rộng rãi. Nhiều mẫu WBS Excel cũng có sẵn, do vậy rào cản cho việc tạo WBS là thấp. Nên đầu tiên, hãy thử sử dụng một mẫu Excel và tùy chỉnh nó theo dự án của bạn xem sao.
＜Web tool＞
Các tool website để tạo WBS thường được đóng gói cùng với các biểu đồ Gantt và được gọi chung là công cụ thống trị dự án. Bạn đủ sức tạo WBS hiệu quả dễ dàng bằng hướng dẫn nhập content việc và thời gian cần thiết. không những thế, thường sẽ có các tính năng khác giúp bạn thống trị các việc và schedule nữa, vì vậy hãy dùng các công cụ website thêm vào với dự án của bạn.
＜Wrike＞
Wrike không chỉ cung cấp solution về quản lý dự án, mà còn phân phối các phương pháp về mkt, creative và tăng trưởng hàng hóa. Ngoài các biểu đồ WBS và Gantt, người cai quản dự án đủ nội lực theo dõi sự phân bổ và hiệu suất của các resource. Biết được effort cần thiết cho mỗi content việc là bao nhiêu, đủ nội lực giúp bạn sử dụng resource một phương pháp hiệu quả.
＜Backlog＞
Backlog là một công cụ quản lý dự án với giao diện dễ sử dụng. Bên cạnh các biểu đồ WBS và Gantt, còn có chức năng burndown chart và wiki. tuy nhiên, một trong những chức năng đặc biệt là chức năng like nhằm thúc đẩy giao tiếp với hơn 300 biểu tượng nhân vật không giống nhau. Đó là một chức năng tốt để tạo môi trường giao tiếp tốt hơngiữa các thành viên trong dự án với nhau.
＜InnoPM＞
InnoPM là một dịch vụ thống trị dự án ở trên đám mây có tính năng dễ vận hành và bao gồm rất nhiều báo cáo. InnoPM rất easy dùng, nên dù là một người không có kiến thức về IT hoặc một beginner về thống trị dự án cũng có thể sử dụng được một hướng dẫn đơn giản. Điểm đặc biệt của InnoPM là tính năng báo cáo rất phong phú, nên rất tiện lợi cho công việc báo cáo với cấp trên cũng giống như các bên liên quan.
4. Kết luận giải
WBS là một bí quyết phân tách và cấu trúc công việc. Bằng mẹo phân tách việc và làm rõ phạm vi công việc và thời gian cần thiết, từ đó đủ nội lực tạo schedule và ước tính công việc, loại bỏ nhận thức sai lệch về phạm vi việc so với người phụ trách.
Quy trình tạo WBS là dựng lại các nghĩa vụ, công việc cần để tạo nên một dự án, sử dụng rõ các mối liên kết đơn hàng và cấu trúc chúng ở cùng một mức độ nghĩa vụ. Vì khó share và sửa đổi WBS trong hoàn cảnh tương tự như giấy hoặc bảng trắng, bạn đủ nội lực chuẩn hóa công việc tạo WBS bằng hướng dẫn sử dụng các công cụ như Excel và các tool website.
Chúng tôi đã giới thiệu kiến thức cơ bản về WBS, mẹo tạo ra nó và các công cụ giúp nâng cao hiệu quả. Mặc dù WBS là cần thiết để cai quản việc trơn tru và quản lý lịch trình, nhưng kiến thức cơ bản là k quá đủ. Vui lòng hiểu kiến thức cơ bản và cách thực hiện cũng giống như thực hành WBS với các tool.
Nguồn: Vibo