hướng dẫn lập kế hoạch là một trong những từ khóa được search nhiều nhất trên google về chủ đề hướng dẫn lập kế hoạch. Trong bài viết này,atpcare.vn sẽ viết bài viết hướng dẫn lập kế hoạch mới nhất hay nhất 2020.
Hướng dẫn lập kế hoạch mới nhất hay nhất 2020.
1. khái niệm hoạch định công việc
Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và định hình biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục đích đó.
Nó liên hệ với những phương tiện cũng giống như với những mục tiêu. all những người quản lý đều sử dụng công việc hoạch định.
2. Ý nghĩa của việt hoạch định
– tư duy có nền tảng để tiên liệu các tình huống cai quản
– kết hợp mọi gốc lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
– hội tụ vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
– Nắm vững các Nhiệm vụ cơ bản của đơn vị để hòa hợp với các quản lý viên khác.
– sẵn sàng ứng phó và đối phó với những refresh của môi trường bên ngoài
– tăng trưởng hữu hiệu các tiêu hợp lý rà soát.
3. làm sao để xác định công việc?
Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?
Nếu bạn k có phương pháp để dựng lại đầy đủ các nguyên nhân, bạn đủ sức bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc
cách thức dựng lại content CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)
– dựng lại mục đích, yêu cầu công việc 1W (why)
– xác định content công việc 1W (what)
– dựng lại 3W: where, when, who
– dựng lại phương pháp thực hiện 1H (how)
– xác định mẹo kiểm soát – 1C (control)
– định hình cách thức rà soát – 1C (check)
– xác định gốc lực thực hiện 5M
3.1 định hình mục tiêu yêu cầu (Why)
Khi phải sử dụng một công việc, điều trước tiên mà bạn phải để ý là:
– vì sao bạn phải sử dụng công việc này?
– Nó có ý nghĩa ntn với đơn vị, bộ phận của bạn?
– Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên nhìn thấy xét đó chính là why với nội dung như trên.
xác định được yêu cầu, mục đích giúp bạn luôn hướng trọng điểm các công việc vào mục tiêu và nghiên cứu hiệu quả cuối cùng.
3.2 dựng lại content công việc (What?)
1W = what? nội dung công việc đó là gi?
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.
3.3 dựng lại 3W
Where: ở đâu, đủ nội lực bao gồm các câu hỏi sau:
– Công việc đó thực hiện tại đâu?
– Giao hàng tại địa điểm nào?
– kiểm tra tại bộ phận nào?
– Testing những giai đoạn nào?…
When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
– Để dựng lại được thời hạn phải sử dụng công việc, bạn cần xác định được cấp độ khẩn cấp và mức độ cần thiết của từng công việc.
– Có 4 loại công việc khác nhau:
+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
+ Công việc cần thiết nhưng không khẩn cấp,
+ Công việc k quan trọng và k khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
Who: Ai, bao gồm các góc cạnh sau:
– Ai sử dụng việc đó
– Ai test
– Ai hỗ trợ.
– Ai chịu trách nhiệm…
3.4 xác định mẹo 1h
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó gồm có các nội dung:
– ebook tut thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
– Tiêu hợp lý là gì?
– Nếu có máy móc thì phương thức vận hành giống như thế nào?
3.5 định hình phương pháp làm chủ (Control)
bí quyết làm chủ sẽ liên quan đến:
– Công việc đó có đặc tính gì?
– làm sao để để đo lường đặc tính đó?
– Đo lường bằng dụng cụ, máy móc giống như thế nào?
– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm làm chủ trọng yếu
(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – cách thức quản lý theo quá trình)
3.6 định hình mẹo kiểm tra (check)
phương pháp kiểm tra liên quan đến các nội dung sau:
– Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần tỉ lệ tương tự các bước phải tra cứu.
– Tần suất tra cứu giống như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
– Ai tiến hành kiểm tra?
– Những điểm rà soát nào là trọng yếu?
– Trong DN k thể có đa số các nguồn lực để tiến hành tra cứu hết all các giai đoạn, do đó chúng ta chỉ tiến hành tra cứu những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
– Điểm rà soát trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm tra cứu này chỉ chiếm 20 phần trăm tỉ lệ nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.
3.7 định hình gốc lực (5M)
Nhiều plan thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không tập trung đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho plan được thích hợp.
nguồn lực bao gồm các yếu tố:
– Man = nguồn nhân công.
– Money = tiền nong.
– Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
– Machine = máy móc/công nghệ.
– Method = phương thức làm việc.
a. Man, gồm có các nội dung:
– Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có quá đủ trình độ, trải nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
– Ai hỗ trợ?
– Ai kiểm tra?
– Nếu cần gốc phòng ngừa thì có đủ gốc lực con người để hỗ trợ không?
b. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, gồm có các yếu tố:
– định hình tiêu phù hợp NVL.
– Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
– xác định mẹo giao hàng
– Thời hạn giao hàng.
4. Phân loại
– Hoạch định kế hoạch.
– Hoạch định tác nghiệp.
– Hoạch định dự án.
– mục đích.
– Hoạch định năm.
– Hoạch định tháng.
– Hoạch định tuần.
4.1 Hoạch định plan
Đặc điểm
– Thời hạn: vài năm
– Khuôn khổ: rộng
– Mục tiêu: ít chi tiết
công cuộc cơ bản của hoạch định kế hoạch
– Nhận thức được thời cơ
– xác định các mục tiêu
– phát triển các tiền đề
– định hình các phương án chọn
– phân tích các phương án.
– lựa chọn phương án
– Hoạch định các plan phụ trợ
– Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ
Đầu ra của hoạch định chiến lược:
– Một bản kế hoạch kinh doanh
– plan tăng trưởng doanh nghiệp.
4.2 Hoạch định tác nghiệp
Đặc điểm
– Thời hạn: ngày, tuần, tháng
– Khuôn khổ: hẹp
– Mục tiêu: chi tiết định hình
Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:
– nền móng ebook hoạt động của tổ chức như:
– Các loại sổ tay, cẩm nang.
– Quy trình hoạt động
– Các quy định
– chỉ dẫn công việc
– Các biểu mẫu
– Các kế hoạch thực hiện mục đích, dự án ngắn hạn.
4.3 Hoạch định dự án
– định hình các yêu cầu của dự án.
– dựng lại các quy trình cơ bản.
– dựng lại gốc lực phân phối cho dự án.
– xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ gantt
4.4 Mục tiêu:
(Phần này, bạn tham khảo theo kỹ năng cai quản theo mục tiêu)
– Phân loại mục tiêu
– Điều kiện của mục tiêu
– Lập plan thực hiện mục tiêu:
4.4.1 Phân loại mục tiêu
– mục đích cấp công ty, bộ phận, cá nhân
– Theo Peter Drucker, mục tiêu của doanh nghiệp xếp từ ngắn hạn đến lâu dài giống như sau:
+ Tồn tại và phát triển.
+ doanh số
+ Phân bổ các nguồn lực và rủi ro
+ Năng suất
+ Vi thế cạnh tranh
+ tăng trưởng nguồn lực
+ phát triển công nghệ
+ Trách nhịêm xã hội.
4.4.2 Điều kiện của mục tiêu:
Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
– Specific – cụ thể, easy hiểu
– Measurable – đo lường được
– Achievable – vừa sức.
– Realistics – thực tế.
– Timebound – có thời hạn.
a/Specific – cụ thể, dễ hiểu
– kpi phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
– Đừng nói mục đích của bạn là dẫn đầu đối tượng trong khi đối thủ đang chiếm 40 phần trăm thị phần.
– Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu tỷ lệ nữa.
b/Measurable – đo lường được
– chỉ tiêu này mà k đo lường được thì không biết có đạt được hay không?
– Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.
c/Achievable – vừa sức.
– chỉ tiêu phải có tính thách thức để chăm chỉ, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.
– Nếu bạn k có giọng ca trời phú thì đừng đặt kpi trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg đủ nội lực vừa sức hơn.
d/Realistics – thực tế.
– Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối gốc lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền nong..).
– Đừng đặt kpi giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là k thực tiễn.
e/Timebound – có thời hạn.
– Mọi công việc cần phải có thời hạn hoàn thiện, nếu k nó sẽ bị trì hoãn.
– Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục đích lại vừa dưỡng sức cho các mục đích không giống.
4.4.3 kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)
có thể sử dụng các biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch
Một trong những công cụ rất hiệu quả là phần mềm Microsoft project.
4.5 Hoạch định kế hoạch năm
gốc thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:
– Từ kế hoạch của doanh nghiệp.
– Từ các dự án tham gia
– Từ mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
– Từ các nghĩa vụ theo tính năng Nhiệm vụ bộ phận.
nội dung của plan công tác năm:
– content các mục đích công việc.
– Thời gian thực hiện.
– cấp độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng điểm vào công tác nào và nghiên cứu công việc cuối năm).
4.6 Hoạch định plan tháng:
nguồn thông tin lập plan tháng
– Các công việc trong kế hoạch năm.
– Các công việc tháng trước còn tồn tại.
– Các công việc mới phát sinh do doanh nghiệp giao.
nội dung plan tháng
– Các công việc cần thiết trong tháng
– Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.
– Các công việc chưa định hình được lịch (nhưng phải sử dụng trong tháng hoặc sử dụng trong tháng sau).
4.7 Hoạch định kế hoạch tuần
nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
– Các công việc trong plan tháng.
– Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
– Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.
content BẢN plan TUẦN
– Các công việc quan trọng trong tuần
– Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
– Các công việc chưa định hình được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau).
Nguồn: internet
