Hoạch định lịch trình cho chiến đi công tác là một công việc mà hầu như các thu kí hoạch trợ lý phải phụ trách khi cấp trên đi công tác nước ngoài. Ở đây người phụ trách có trách nhiệm rất cao trong việc sắp sếp mọi lịch trình công tác của đoàn đặc biệt là chương trình du lịch công vụ của nhiều nhân sự trong công ty. Vậy Hoạch định lịch trình cho chiến đi công tác như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé.
Sắp xếp, chuẩn bị
Trong đời sống của một doanh nghiệp hay của bất cứ tổ chức nào, các cán bộ, chuyên viên thường có các chuyến đi công tác xa lâu ngày, kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngòai. Là một trợ lý hay thư ký của cấp quản trị, phải biết họach định các chuyến đi công tác của thủ trưởng. Kế họach chuyến đi bao gồm các họat động sau đây:
– Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác.
– Giải quyết các thủ tục giấy tờ.
– Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đòan.
– Liên hệ với các nơi đòan đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghĩ và làm việc cho đòan.
– Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm ở nhà
– Kiểm tra chuyến đi phút chót.
Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
– Xác định mục đích chuyến đi
– Nội dung chuyến đi
– Số lượng người tham gia
– Các địa điểm đến
– Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
– Phương tiện đi lại
– Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm…
– Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai lọai:
+ Lịch trình sắp xếp di chuyển + Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
Giải quyết các thủ tục giấy tờ
Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:
– Giấy giới thiệu đi công tác
– Giấy đi đường
– Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (nếu đi công tác nước ngòai)
– Chứng minh nhân dân
– Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị…
Chuân bị phương tiện đi lại cho đoàn
Tùy theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm.
Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đòan đến công tác như:
– Bảng giờ đi đến của từng lọai phương tiện
– Giá vé
– Độ dài quãng đường
– Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng được sử dụng.
Trách nhiệm của thư ký trước khi thủ trưởng đi công tác
– Thư ký làm công việc họach định và sắp xếp chuyến đi.
– Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm (thường là cấp
phó). Nắm vững nội dung công việc của thủ trưởng giao lại cho cấp phó.
– Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức độ
thẩm quyền gỉai quyết.
Trách nhiệm của thư ký trong khi thủ trưởng đi công tác
– Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa.
– Đối với công tác thư tín, hãy phân lọai thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn (high priority folder) hoặc hồ sơ những việc cần phải làm để chung vào một hồ sơ; bìa “ Để thông báo” trong một hồ sơ; những việc mà thư ký hoặc người nào khác đã thực hiện để vào hồ sơ “Để đọc khi có thời gian”.
– Chuyển các văn thư trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý. Cần phải xem qua các lọai thư từ mặc dù cấp quản trị là người duy nhất trả lời thư đó. Trong trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết rằng thủ trưởng đã đi công tác, thư sẽ được chuyển tiếp và sẽ trả lời khi thủ trưởng về.
– Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật ký các họat động cần lưu ý. Nhật ký các họat động nên bao gồm một bản tóm tắt các họat động hành chính tổng quát, nhằm gíup cho nhà quản trị cập nhật hóa thông tin lúc trở về.
Để có thể dễ dàng quản lý chiến công tác của nhân viên trong các chiến đi công tác nước ngoài, các bạn cũng có thể tham khảo qua dịch vụ quản lí du lịch công vụ của ezbiztrip.com. Nó sẽ giúp quý công ty quản lý được rất hiệu quả và minh bạch các chi phí công tác, các bạn có thể liên hệ với ezbiztrip tại https://www.ezbiztrip.com/vi/contact để được tư vấn và hướng dẫn về tiện ích của phần mềm này nhé.
