Site icon ATPCare

Cách gửi email bằng Mail Merge trong Word, Outlook, Excel

Lan Phuong Content

Trong thời đại số hóa ngày nay, việc gửi hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn email cá nhân hóa có thể trở nên cực kỳ mệt mỏi và tốn thời gian. Cách gửi email bằng mail merge là một giải pháp hiệu quả giúp bạn thực hiện công việc này một cách dễ dàng và tự động hóa. Chức năng Mail Merge này được có trong các ứng dụng của Microsoft như Word, Outlook và Excel. 

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách gửi email bằng mail merge trong các ứng dụng này để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc của bạn.

Mục lục bài viết Ẩn bảng
1 Khái niệm Mail Merge là gì?
2 Yêu cầu khi gửi email bằng Mail Merge
3 Gửi email bằng Mail erge trong Microsoft Word
4 Gửi email bằng Mail Merge trong Outlook
5 Cách gửi email bằng Mail Merge trong Excel
6 Tổng hợp 5 công cụ về email marketing hiện nay

Khái niệm Mail Merge là gì?

Mail Merge là quá trình tự động hóa việc tạo ra nhiều bản sao của một tài liệu cơ bản, như thư, email hoặc nhãn địa chỉ, nhưng với nội dung tùy chỉnh cho từng bản sao. Thông thường, bạn sẽ có một danh sách dữ liệu chứa thông tin cá nhân riêng biệt cho mỗi bản sao và Mail Merge sẽ tự động chèn thông tin này vào tài liệu cơ bản để tạo ra các bản sao hoàn chỉnh. 

Quá trình này thường được sử dụng để tạo thư mời, thư cảm ơn, thư xác nhận hoặc thậm chí là email tiếp thị cho nhiều người mà mỗi người có thông tin riêng biệt. 

Mail Merge thường được thực hiện bằng cách sử dụng các phần mềm xử lý văn bản như Microsoft Word hoặc các ứng dụng tương tự. Quá trình này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu công việc lặp lại khi bạn cần tạo nhiều bản sao của cùng một tài liệu với nội dung tùy chỉnh.

Yêu cầu khi gửi email bằng Mail Merge

Gửi email bằng Mail erge trong Microsoft Word

  1. Mở Microsoft Word và tạo một tài liệu mới.
  2. Trong tab “Thư mục” (Mailings), chọn “Bắt đầu Mail Merge” và chọn “Email”.
  3. Chọn “Chọn danh sách” (Select Recipients) để nhập danh sách email từ một tệp Excel hoặc Outlook Contacts.
  4. Thiết kế email của bạn trong tài liệu Word, sử dụng các thẻ lấy dữ liệu từ danh sách (ví dụ: <<Tên>>).
  5. Sử dụng thẻ “Gửi Email” (Insert Merge Field) để thêm các trường dữ liệu từ danh sách vào email.
  6. Chọn “Hoàn tất và gửi” (Finish & Merge) và sau đó chọn “Gửi Email”. Word sẽ mở Outlook và bắt đầu gửi email.

Lưu ý:  Quá trình này cần sử dụng một ứng dụng email như Microsoft Outlook để gửi thư và bạn cần cung cấp quyền truy cập vào tài khoản email để Word có thể gửi thư thay bạn.

Gửi email bằng Mail Merge trong Outlook

Để gửi email bằng Mail Merge trong Microsoft Outlook, bạn có thể thực hiện các bước sau:

  1. Mở Outlook và tạo một email mới.
  2. Trong tab “Thư mục” (Mailings), chọn “Chèn Mail Merge”.
  3. Chọn “Loại thư mục” (Type of Mail Merge) bạn muốn thực hiện (ví dụ: Email Message).
  4. Chọn “Chọn danh sách” (Select Recipients) để nhập danh sách email từ một tệp Excel hoặc danh bạ Outlook.
  5. Soạn nội dung email và sử dụng thẻ “Gửi Email” (Insert Merge Field) để thêm các trường dữ liệu từ danh sách vào email.
  6. Chọn “Gửi” (Send) để gửi email đến tất cả người nhận trong danh sách.

Cách gửi email bằng Mail Merge trong Excel

Để gửi email bằng Mail Merge trong Microsoft Excel tạo một bảng dữ liệu trong Excel chứa thông tin cá nhân riêng biệt cho từng người nhận và thực hiện các bước sau đây:

  1. Mở Microsoft Excel và tạo một bảng tính mới.
  2. Trong bảng tính, tạo các cột cho các thông tin bạn muốn sử dụng trong email (ví dụ: Tên, Địa chỉ email, Nội dung email).
  3. Nhập dữ liệu vào từng hàng trong danh sách.
  4. Lưu danh sách và đóng Excel.
  5. Mở Microsoft Word và tạo một tài liệu mới.
  6. Trong tab “Thư mục” (Mailings), chọn “Bắt đầu Mail Merge” và chọn “Email”.
  7. Chọn “Chọn danh sách” (Select Recipients) và chọn danh sách bạn đã lưu trước đó từ Excel.
  8. Thiết kế email của bạn trong tài liệu Word, sử dụng các thẻ lấy dữ liệu từ danh sách (ví dụ: <<Tên>>).
  9. Sử dụng thẻ “Gửi Email” (Insert Merge Field) để thêm các trường dữ liệu từ danh sách vào email.
  10. Chọn “Hoàn tất và gửi” (Finish & Merge) và sau đó chọn “Gửi Email”. Word sẽ mở Outlook và bắt đầu gửi email.

Lưu ý: Bạn cần phải có Microsoft Word, Excel và Outlook cài đặt trên máy tính của bạn để thực hiện quy trình Mail Merge này.

Tổng hợp 5 công cụ về email marketing hiện nay

Gửi email marketing là điều mà các doanh nghiệp hiện nay vẫn đang sử dụng và đạt hiệu quả nhất định. Để phục vụ cho nhu cầu này dưới đây là tổng hợp 5 công cụ phổ biến về email marketing.

Mailchimp là gì?

Nhớ rằng, sự lựa chọn của công cụ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn, quy mô chiến dịch email marketing, và ngân sách có sẵn. Hãy xem xét kỹ các tính năng và khả năng của từng công cụ trước khi quyết định sử dụng.

Xem thêm: 
Cách gửi email outlook chuyên nghiệp cho người mới bắt đầu
Email marketing là gì? Doanh nghiệp có nên sử dụng email marketing không?

Kết luận:

Như vậy, việc sử dụng chức năng Mail Merge trong Microsoft Word, Outlook và Excel có thể giúp bạn gửi email hàng loạt một cách hiệu quả và cá nhân hóa. Bạn đã tìm hiểu cách sử dụng các công cụ mạnh mẽ này để tiết kiệm thời gian và nâng cao khả năng quản lý thông tin liên lạc của mình.

 Hãy áp dụng kiến thức này vào công việc hàng ngày của bạn và trải nghiệm sự thuận tiện mà Mail Merge mang lại.

5/5 - (1 bình chọn)
Exit mobile version