Các bước lập kế hoạch là một trong những từ khóa được search nhiều nhất google về chủ đề Các bước lập kế hoạch. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng ATPCARE.VN sẽ cùng tìm hiểu về chủ đề “Các bước lập kế hoạch hiệu quả”
Các bước lập kế hoạch hiệu quả
đối với một nhà quản lý hay lãnh đạo công ty trước khi bắt đầu một dự án hay bất kỳ chiến lược nào như: plan tăng trưởng sản phẩm, kế hoạch mạng,… Thì việc trước hết phải làm là “lập kế hoạch”
Gần 2/3 plan trong doanh nghiệp đều fail trong công cuộc thực hiện.
Base Resources – Lập kế hoạch là nền tảng vững chắc đảm bảo sự thành công của một dự án hay bất cứ plan kinh doanh nào.
đối với nhà cai quản hay lãnh đạo khi lập plan giúp bạn luôn nắm bắt phương hướng hoạt động trong tương lai, giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự phung phí và dư thừa gốc lực và thiết lập nên những tiêu phù hợp thuận tiện cho công tác rà soát. đối với nhân sự hay các member trong nhóm lập plan là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc kết hợp nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức rõ ràng, giảm được sự chồng chéo.
Thế nhưng, hầu hết các plan đều bị fail ngay khi bước chân đến thực hiện bởi quá nhiều nguy cơ mà rất nhiều quản lý dự án chưa từng nghĩ đến. Đặc biệt, với các nhà cai quản còn trẻ thiếu kinh nghiệm thì easy vấp ngã trong bước đi đầu tiên này. Vậy làm sao để bản “kế hoạch” k bị trở thành giấy vụn?
Hãy nghiên cứu ngay 6 bước sau đây để tạo ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh giúp bạn quét lại sự tự tin, gấp rút kéo dắt đội ngũ của bạn hoàn thiện dự án!
# Bước 1: dựng lại nhu cầu khách hàng & các bên liên quan
Trong post này, chúng tôi đề cập đến 2 trường hợp thường xuyên nhất khi bạn lên plan dự án.
Trường hợp 1: thiết lập dự án dựa trên nhu cầu khách hàng
Ở đây, bạn là bên được thuê để thực hiện dự án. thành ra trong bước này bạn cần vạch ra 2 vấn đề cụ thể:
- đo đạt những yêu cầu, muốn của KH về dự án này.
- thiết lập các đường cơ sở (Baseline) phạm vi dự án (Scope) về ngân sách, thời gian thực hiện, nguồn nhân lực, kỳ vọng dự tính và trách nhiệm của khách hàng, các bên liên quan tránh trạng thái khi dự án trì trệ, thất bại sẽ xảy ra việc đổ lỗi, thoái thác trách nhiệm.
Trường hợp 2: xây dựng dự án/kế hoạch theo yêu cầu của Ban quản trị
Bạn với vai trò giám đốc điều hành hay trưởng bộ phận được yêu cầu lên kế hoạch cho chiến lược tăng trưởng món hàng, kế hoạch kinh doanh từng tháng hay quý. Lúc này bạn cần:
- Hiểu rõ chủ đề, đề nghị của Ban quản trị đưa ra
- Đề ra các điểm cơ bản để hoàn thiện dự án so với Ban quan trị: chi phí, Thời gian hoàn thành, nguồn lực và phạm vi dự án (điểm này sẽ tương tự như trường hợp 1)
lời khuyên cho bạn
Hãy cố gắng giao tiếp nhiều hơn với khách hàng và các bên liên quan để thấu hiểu những nhu cầu sâu xa mà họ muốn bạn cung cấp. Đó là “điểm vàng” thiết lập niềm tin trước hết giữa 2 bên trong dự án.
# Bước 2: Đặt mục tiêu cho plan
Đặt mục tiêu cho dự án là một bước cực kỳ cần thiết của kế hoạch. Dựa trên mục tiêu, KH và Ban quản trị sẽ nhìn thấy ngay kỳ vọng thu được cũng như không khó khăn nghiên cứu được mức độ thành đạt dự án. Việc đặt mục đích giúp cho bạn và các bên liên quan ước lượng gần chính xác khối lượng công việc phải thực hiện, gốc lực, thời gian và ngân sách phải có đi kèm với trách nhiệm của các bên.
Thế nhưng để đặt ra một con “số” cho mục đích lại chẳng phải đơn giản?
Có tới 70% số dự án trong công ty hoàn toàn thất bại k đạt mục tiêu đề ra!
Một trong những yếu tố kéo đến sự fail này do nhân tố chủ chốt “đặt mục tiêu” quá xa rời thực tiễn. quy tắc để bạn k gục ngã của việc “đặt mục đích ” dựa trên tiêu chí SMART.
SMART là tiêu chí phân tích tính khả thi mục tiêu của dự án. Việc đảm bảo các tiêu chí SMART sẽ đảm bảo dự án phù hợp. Tiêu chí này gồm có:
S – Specific
M – Measurable
A – Achievable
R – Realistic
T – Time-bound
S – Specific: rõ ràng, cụ thể. mục tiêu của dự án phải rõ ràng, cụ thể, phải trả lời được 5 câu hỏi (5 W):
- What? mục đích đó là gì?
- Why? tại sao phải thực hiện?
- Where? Thực hiện nó tại đâu?
- Who? Ai sẽ là người thực hiện?
- When? Thực hiện trong thời gian nào?
M – Measurable: Đo lường được. Một mục tiêu dự án phải đảm bảo đo lường được về khối lượng công việc sẽ phải thực hiện, ngân sách phải bỏ ra, công thức hoàn thiện công việc…
A – Achievable: Tính thích hợp. Dự án phải đảm bảo tính phù hợp tức là có khả năng thực hiện được trên thực tiễn. Một mục tiêu có tính khả thi cần trả lời được câu hỏi “Làm thế nào để thực hiện?”
R – Realistic: quyền lợi thực tiễn mà dự án đem lại cho các bên liên quan. Một mục tiêu đảm bảo được tiêu chí này cần trả lời câu hỏi:
- Dự án đem lại những ích lợi gì?
- đã đúng thời điểm hay chưa?
- Những quyền lợi này có thích hợp với những nỗ lực, nhu cầu không giống của dự án?
- Những ai là thị trường phù hợp để hưởng những ích lợi mà dự án đem lại?
T – Time-bound: giới hạn về thời gian. Dự án cần phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ. Một mục đích đảm bảo tiêu chí Time-bound cần trả lời những câu hỏi như:
- Dự án cần phải thực hiện trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào thì bắt đầu thực hiện?
- Tiến độ công việc cần đảm bảo trong từng khoảng thời gian xác định giống như thế nào?
lời khuyên cho bạn
Đừng có khi nào nói: “Mục tiêu nào cũng quan trọng”. Đây là một suy nghĩ tối kỵ mà người thống trị dự án phải từ bỏ. Bạn phải sắp đặt thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp của từng mục tiêu trong dự án
# Bước 3: xác định kết quả chuyển giao/đầu ra của dự án theo từng giai đoạn (Deliverables)
Sau khi bạn đang định dạng ra các mục tiêu tổng thể thì đây là bước bạn cần ước tính cụ thể khối lượng công việc hoàn thiện theo các mốc thời gian. Hiểu đơn giản, chính là kết quả dự tính của từng công đoạn trong dự án giúp bạn và các bên liên quan tiếp tục nắm bắt được tiến độ song song tiên liệu trước độ nguy cơ của kế hoạch.
Vậy làm thế nào luôn bám sát được từng công đoạn chuyển giao hiệu quả dự án?
Gắn mốc cần thiết hoặc đặt thông báo cho từng thời hạn hoàn thành của dự án. Bạn sẽ luôn theo dõi sự tiến triển của công việc và đảm bảo Nhiệm vụ được giao hoàn thành đúng thời gian, điều này cung cấp sự vui vẻ, tin tưởng cho các bên liên quan.
lời khuyên cho bạn
sử dụng công nghệ để quản lý dự án là hướng dẫn hữu hiệu nhất để bạn giữ nhịp các thành viên và luôn bám sát tiến độ dự án. Một trong những công nghệ quản lý dự án hiệu quả nhất đó là hệ thống E-management hiện đại và tân tiến
| Đọc thêm bài viết: E-management – nền tảng quản lý công việc của thời đại 4.0 |
# Bước 4: xây dựng tiến độ dự án (Project schedule)
Dựa trên việc ước lượng kết quả đầu ra theo từng công đoạn trong bước 3, bạn định hình chuỗi công việc cần phải làm. so với mỗi nghĩa vụ, bạn phải vạch rõ khoảng thời gian quan trọng, gốc lực đi kèm và ai sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành.
Tiếp đến, nhìn thấy xét đến sự phụ thuộc giữa các công việc hay nghĩa vụ giao cho các member trong group. Bạn cần xác định khi công việc nào chấm dứt là lúc công việc không giống sẽ bắt đầu nhằm điều chỉnh nhân công và thời gian thêm vào.
thành ra, tại bước này bạn cần áp dụng Gantt chart (Biểu đồ Gantt) để gán các mốc thời hạn tính từ lúc khởi đầu đến chấm dứt, người thực hiện, khối lượng công việc để đơn giản theo dõi, làm chủ, điều chỉnh tránh sự gián đoạn khi các Nhiệm vụ nối tiếp nhau.
Biểu đồ Gantt cho phép bạn dễ dàng theo dõi tiến độ từng Nhiệm vụ trong dự án trên phần mềm quản lý công việc & dự án Base Wework
khuyến cáo cho bạn
Dự án chạy trơn tru hay k lệ thuộc phần đông vào bước này, lời khuyên tốt nhất cho bạn: bàn thảo, tham khảo các quan điểm các thành viên trong group của bạn, họ là những người cho bạn một cái Nhìn sâu sắc về công thức thực hiện Nhiệm vụ, khoảng thời gian họ sử dụng và ai là người tốt nhất để giải quyết các nghĩa vụ cụ thể cùng với sự cam kết của từng người về thời hạn hoàn thành. Đây là một cơ sở kiên cố để bạn tự tin về sự phát triển dự án với các bên liên quan.
# Bước 5: Nhận diện những mối nguy hiểm và định hình cấp độ rủi ro (Risk management plan)
chắc chắn là không có dự án nào không có rủi ro và tất nhiên chúng ta k thể khắc phục bằng cách cầu mong một phép màu may mắn nào đó hiện lên!
Điều bạn cần phải làm: Dự liệu trước các rủi ro đủ nội lực đến với dự án của bạn hay đến với các thành viên trong group của bạn,có thể kể đến rủi ro nếu giai đoạn triển khai rơi vào kỳ nghỉ nó sẽ tác động đến tiến độ thì bạn phải tính thêm thời gian dự trù.
Nhưng đôi khi có những tình huống mà chúng ta không lường trước được, có thể gây ra một trục trặc lớn cho dự án như thành viên trong nhóm nghỉ đột xuất, trang thiết bị hỏng hóc, các member trong group mất đoàn kết….
Hãy xem xét thật kỹ các bước để đủ sức ngăn ngừa những rủi ro nhất định xảy ra hoặc hạn chế tối đa tác động tiêu cực của chúng với dự án của bạn.
Đây là bước để bạn nghiên cứu các rủi ro và thiết lập một kế hoạch quản lý nguy cơ đảm bảo cho kế hoạch dự án đưa ra có sai số nhỏ nhất.
lời khuyên cho bạn
Với những nghĩa vụ liên quan đến cấp độ nguy cơ cao, bạn cần tạo “buffer” cho nó, nghĩa là bạn cần phải định thêm một khoảng thời gian dự phòng cho từng công việc đó hoặc cho tất cả dự án, lúc này bạn sẽ có đủ thời gian để xử lý vấn đề phát sinh.
# Bước 6: Trình bày plan dự án cho các bên liên quan
all các khâu đã xong bước kế tiếp trình bày plan của bạn với các bên liên quan. Trong bước này, bạn phải lý giải các phương pháp triển khoai dự án tác động ntn đến sự trông đợi, nhu cầu của các bên k nhưng thế bạn cần mang ra các giải pháp cho bất kỳ xung đột nào. Nhưng dĩ nhiên rằng, bài trình bày của bạn không phải từ một phía, nó phải là một cuộc luận bàn. Bạn cần xác định vai trò: Ai là người cần biết báo cáo nào và định kỳ như thế nào? Những quyết định nào trong kế hoạch hay các chủ đề trong lúc triển khai dự án cần phải được phê duyệt, và ai là người chịu trách nhiệm?
Một điểm nữa, bạn nên trình bày một hướng dẫn rõ ràng và có các con số cụ thể, làm thế nào đảm bảo các bên liên quan hiểu và nắm bắt chuẩn xác những gì họ yêu cầu, hiệu quả thu được và trách nhiệm của họ là gì.
lời khuyên cho bạn
Nếu kế hoạch hoặc tiến độ mâu thuẫn với kỳ vọng ban đầu của các bên liên quan, bạn cần phải thông báo ngay trong bước này để đảm bảo rằng k có bất kỳ sự bất ngờ, khó chịu nào tạo kịch tính trong cuộc nói chuyện. bên cạnh đó, thay vì nói với các bên liên quan rằng đợi mong hoặc yêu cầu của họ là k thực tế, hãy nói với họ những gì quan trọng để hiện thực hóa mục tiêu bằng các câu hỏi: Thời gian thực hiện, chi phí, gốc nhân lực? Hãy để họ quyết định hoặc lựa chọn chi phí thời cơ hơn là tranh cãi.
Sau khi bạn vừa mới thực hiện hết 6 bước này:
Xin chúc mừng, bạn đang hoàn thành kế hoạch dự án của bạn!
Với sự bắt đầu tốt này, chúng tôi hy vọng bạn sẽ quản lý dự án thuận tiện nhất. bên cạnh đó, các chi tiết cụ thể về cách bạn lên kế hoạch dự án và các bản mô tả dự án bạn thiết lập có thể khác nhau dựa trên công thức quản lý dự án mà bạn lựa chọn. Bài tiếp theo chúng tôi sẽ tut phương pháp tốt nhất để bạn thống trị dự án thành công.
software thống trị công việc và dự án Wework là giải pháp 4.0 cho việc theo dõi tiến độ công việc – không những khắc phục triệt để các yếu điểm của Excel mà còn được tối ưu bởi nhiều tính năng nâng cao không giống. Đặc biệt, Wework thân thiện với tất cả máy tính, máy tính bàn, điện thoại, tablet,… Giúp user update được trạng thái công việc ở mọi lúc mọi kênh.